HMS-kurs oversikt i bedriften: full kontroll på hvem som har gjennomført hva

En oversikt over HMS-kurs i bedriften høres enkelt ut, helt til noen skal lage den. Da viser det seg fort at "HMS-kurs" ikke er ett kurs, men mange, med ulik gyldighet, ulike krav og ansatte som må fornye til forskjellig tid.

Hvorfor oversikten er vanskeligere enn den ser ut

En bedrift i bygg og anlegg har sjelden bare ett kurs å holde styr på. Det kan være varmt arbeid, fallsikring, arbeid i høyden, truckførerbevis, kran- og stillasopplæring, i tillegg til det generelle HMS-kortet. Noen av disse er gyldige i to år, andre i fem, og enkelte har ingen fast utløpsdato, men bør fornyes når regelverket endres.

Legg til at ansatte bytter prosjekt, og at innleide og underentreprenører kommer og går. Den som sitter med oversikten er ofte en HMS-ansvarlig med mye annet på bordet, og får ikke alltid beskjed når noen har tatt et nytt kurs. Da blir "oversikten" fort en samling kursbevis i innboksen og et regneark som ikke er oppdatert siden i vår.

Hva en god oversikt over HMS-kurs bør vise

For at oversikten skal være til nytte, må den svare på tre ting uten at noen må lete etter svaret: hvem som har gjennomført hvilket kurs, når det utløper, og hvem som må varsles før det skjer.

Det siste er det som oftest mangler. Et regneark kan vise at et kurs utløper 15. september, men det sier ikke fra til noen av seg selv. Skal oversikten hindre at noen jobber med utløpt HMS-kort, må den varsle i god tid, ikke bare ligge klar til den dagen noen husker å sjekke den.

En oversikt som fungerer, bør også vise status for hele bedriften på én gang, ikke bare per ansatt. Da kan en HMS-ansvarlig se med ett blikk om et prosjekt har nok folk med gyldig fallsikringskurs, i stedet for å sjekke navn for navn.

Hvem sitter med ansvaret

Ansvaret for at ansatte har gyldig HMS-opplæring ligger hos arbeidsgiver, uansett hvor mange som jobber i bedriften. Internkontrollforskriften krever at bedriften kan dokumentere at de ansatte har opplæringen jobben krever, ikke bare at de en gang har tatt kurset.

I praksis havner ansvaret ofte hos én person, gjerne en daglig leder eller HMS-ansvarlig som skal ha kontroll på kurs for alle ansatte, på tvers av prosjekter. Uten et sted å samle informasjonen er det ansvaret vanskelig å ta på alvor, selv med de beste intensjoner.

Konsekvensene av manglende oversikt

Mangelen på oversikt merkes sjelden før noen spør: et tilsyn fra Arbeidstilsynet, en byggherre som krever dokumentasjon før oppstart, eller et forsikringsselskap som vil vite om den involverte hadde gyldig opplæring etter en hendelse.

Da hjelper det lite å si at kursbeviset ligger et sted. "Vi trodde det var i orden" er ikke et svar som holder når noen ber om dokumentasjon her og nå.

Slik får bedriften kontroll

Det praktiske grepet er å samle kurs, sertifikater og utløpsdatoer på ett sted, med automatiske varsler før noe går ut. Det er samme prinsipp som gjelder for sertifikater for ansatte generelt: et system er ikke et arkiv. Det er noe som sier fra før det er for sent, i stedet for noe som bare svarer når noen leter.

En oversikt over HMS-kurs i bedriften trenger ikke være komplisert. Den må bare gjøre det ett regneark sjelden klarer: varsle automatisk, vise status for hele bedriften samtidig, og svare på "har vi kontroll?" uten at du må sjekke det selv.